Loon

salarissoftware

8.14 Werknemer niet gewerkt? => nihil-verloning

9.1 Standaard verloning voor alle werknemers ...

8: Berekenen vervolg

---

8.15 Werkkostenregeling

Op 1 januari 2012 treedt de werkkostenregeling in werking, maar pas per 2014 wordt de regeling verplichte kost. Dit nieuwe systeem voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers gooit behoorlijk wat overhoop. Eén vrijgesteld forfait op basis van de fiscale loonsom vervangt alle afzonderlijke regeltjes. Daarbinnen bent u in principe vrij om de vergoedingen en verstrekkingen te verdelen hoe u wilt. Voor enkele zaken blijven aparte regels gelden. Hoe zit de werkkostenregeling in elkaar?

8.15.1 Werkkostenregeling in het kort

– Met de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon
   besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Die
  1,4% wordt ook wel de 'vrije ruimte' genoemd.

– De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon
  behoren. Vergoedingen en verstrekkingen die géén loon zijn of waarvoor een vrijstelling
  bestaat, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de 1,4% vrije ruimte.

– Komt u boven de vrije ruimte dan wordt het meerdere belast voor de loonbelasting
  met 80% eindheffing. De werkgever betaalt die eindheffing. Bij de werknemer wordt
  dan niets tot het loon gerekend.

– Als u de besluit een vergoeding of verstrekking niet onder te brengen in de werkkosten-
  regeling dan wordt dat loon normaal belast voor de loonheffingen. Dus via de
  werknemer.

 

– Let op: de werkkostenregeling mag alleen gebruikt worden voor werknemers met loon uit

  tegenwoordige dienstbetrekking.

 

Werkkostenregeling in schema

8.15.2 Voorbeelden werkkostenregeling

Binnen de vrije ruimte: geen eindheffing
De totale loonsom van een bedrijf bedraagt € 4.000.000. In totaal vergoedt en verstrekt het bedrijf voor € 80.000 aan ‘loon’ wat onder de eindheffing valt.

In het bedrag van € 80.000 zit voor € 50.000,- begrepen aan reiskosten, congreskosten en studiekosten. Deze € 50.000 mag worden afgetrokken van het totaal bedrag van € 80.000.

Per saldo zou deze werkgever dus over € 30.000 eindheffing moeten betalen. Echter, het forfaitair vrijgestelde bedrag is 1,4 % van 4.000.000 = € 56.000. Er vindt dus geen belastingheffing plaats.

Buiten de vrije ruimte: 80% eindheffing
De totale loonsom van een bedrijf bedraagt € 4.000.000. In totaal vergoedt en verstrekt het bedrijf voor € 110.000 aan ‘loon’ wat onder de eindheffing valt.

In het bedrag van € 110.000 zit voor € 30.000 begrepen aan reiskosten, congreskosten en studiekosten. Deze € 30.000 mag worden afgetrokken van het totaal bedrag van € 110.000.

Per saldo zou deze werkgever dus over € 80.000 eindheffing moeten betalen. Echter, het forfaitair vrijgestelde bedrag is 1,4 % van 4.000.000 = € 56.000. Over het saldo van € 24.000 wordt 80 procent eindheffing toegepast. Er moet dus een bedrag van 19.200 euro worden afgedragen.

Tot 2014 overgangsregeling
U hebt tot 2014 de keuze om al dan niet de werkkostenregeling toe te passen. Deze keuze kunt u van jaar tot jaar maken. Hebt u voor 2012 gekozen om de werkkostenregeling toe te passen, dan hebt u voor de jaren 2012 en 2013 opnieuw de mogelijkheid te kiezen voor de huidige wetgeving of voor de werkkostenregeling.

Het is dan ook zeer belangrijk om vooraf in te schatten of de werkkostenregeling voor u voordelig uitwerkt. Als u in een jaar een keuze hebt gemaakt, dan kunt u voor dat betreffende jaar namelijk niet uw keuze wijzigen.

Ons advies is dan ook dat u Loon 2012 sowieso inricht volgens de werkkostenregeling, ook als u er nog niet aan meedoet. Want dan ziet u reeds hoe de werkkostenregeling voor u zou uitpakken. Zo kunt u in de toekomst een gefundeerde beslissing nemen.

U hoeft overigens geen contact op te nemen met de Belastingdienst over het toepassen van de werkkostenregeling. Of u al dan niet per 1 januari 2012 de werkkostenregeling toepast, blijkt namelijk wel uit uw administratie.

 

8.15.3 De werkkostenregeling in Loon

Pas werkkostenregeling toe

Stap 1: Hoe past u de werkkostenregeling toe in Loon? Geef via de werkgever op het tabblad ‘Werkkostenregeling’ aan dat u aan de regeling wilt meedoen. Op dat tabblad ziet u ook het ‘Totaal vorig fiscaal jaarloon’ staan dat Loon heeft geïmporteerd uit het voorgaande jaar. U kunt het bedrag eventueel zelf aanpassen, als daar reden toe is.

Loon toont dan de vrije ruimte: de 1,4% over het vorige fiscale jaarloon:

Afbeelding: ‘werkgever’,‘Werkkostenregeling’

Gerichte vrijstellingen

Als een toeslag gericht vrijgesteld is voor de werkkostenregeling, dan voert u die toeslag in via het tabblad ‘Toeslag’, ‘Nooit belast (o.a. gerichte vrijstellingen)’. U kiest als ‘Type’ de ‘Gerichte vrijstelling werkkostenregeling’. Deze toeslag gaat dan niet ten koste van de 1,4% vrije ruimte.

Als u een werknemer bijvoorbeeld iedere maand € 100 studiekosten onbelast vergoedt, dan voert u de toeslag studiekosten op die manier in, en geeft u als omschrijving ‘Studiekosten’:

Afbeelding: ‘Toeslag‘, ‘Nooit belast’, ‘Gerichte vrijstelling wkr’

Reiskosten
Loon ziet de reiskosten vanzelf als een gerichte vrijstelling, en zal die dus niet onder de werkkostenregeling ‘schuiven’. U kunt de reiskosten dus ongewijzigd in Loon laten staan als u aan de slag wilt met de werkkostenregeling.

De eventuele bovenmatige reiskostenvergoeding per kilometer (> € 0,19) wordt door Loon vanzelf wèl in de werkkostenregeling ‘geschoven’. Want dat schrijft de fiscus zo voor.

Onbelaste, niet gerichte vrijstellingen

Als een onbelaste toeslag niet gericht vrijgesteld is voor de werkkostenregeling, dan voert u die toeslag in via het tabblad ‘Toeslag’, ‘Onbelast’. Dan gaat die toeslag dus ten koste van de 1,4% vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Voorbeeld: een werknemer ontvangt een onbelaste representatietoeslag van € 50 per maand. U voert die € 50 in Loon in als een onbelaste toeslag want representatiekosten zijn niet gericht vrijgesteld.

Afbeelding: ‘Toeslag’, ‘Onbelast’ (niet gerichte vrijstelling)

Negatieve onbelaste toeslagen

Eventuele negatieve onbelaste toeslagen (zoals de cadeaupot, de  personeelsvereniging en de teruggaaf premie WGA) vallen uiteraard niet onder werkkostenregeling. Anders zouden ze de vrije ruimte door het negatieve bedrag vergroten.

U voert negatieve onbelaste toeslagen in als ‘Toeslag’, ‘Nooit belast (o.a. gerichte vrijstellingen)’. Loon houdt ze op die manier geheel buiten de werkkostenregeling. Bij ‘Type’ kunt u uit meerdere ‘voorgebakken’ varianten kiezen.

Voorbeeld: een werknemer betaalt iedere maand € 10 aan de cadeaupot. U voert die
€ 10 dan in via het tabblad ‘Toeslag’, ‘Nooit belast (o.a. gerichte vrijstellingen)’. U kiest als ‘Type’ de cadeaupot. Als ‘Waarde’ geeft u in -10:

Afbeelding: ‘Toeslag‘, ‘Nooit belast’, ‘Cadeaupot’

Werkkostenregeling in de aangifte

In het scherm voordat u de loonaangifte draait, ziet u sinds 2011 een extra veld: ‘Totaal werkkostenregeling uit financiële administratie’. Daar vult u in welk bedrag (inclusief BTW) er deze periode onder de werkkostenregeling moet worden geschaard vanuit uw financiële administratie.

Immers, een deel van de werkkostenbedragen kan buiten het Loon-pakket om gaan, maar ze verschijnen uiteraard wel in uw boekhouding:

Afbeelding: ‘Loonaangifte’, ‘Totale werkkostenregeling uit financiële administratie’

Het bedrag dat u invult in het veld: ‘Totale werkkostenregeling uit financiële administratie’ neemt Loon vanzelf mee in de vergelijking met de vrije ruimte van 1,4%. In ons voorbeeld
€ 500,-.

Overzicht status Werkkostenregeling

Via ‘Overzichten’, ‘Boekhouding’, ‘Werkkostenregeling’ kunt u de stand van zaken zien van de werkkostenregeling. U ziet op het overzicht onder meer:

- Het totaal vorig fiscaal jaarloon (via de werkgever, tabblad Werkkostenregeling)

- De 1,4% forfait over het vorig fiscaal jaarloon
- Werkkostenregeling actief? (via de werkgever, tabblad Werkkostenregeling)
- De fiscale lonen per werknemer, per periode
- De bedragen die onder de werkkostenregeling zijn geschaard: de onbelaste vergoedingen.

Dit per werknemer en per verloning.
- Totalen fiscaal loon, totaalbedrag onbelaste vergoedingen
- En het eindheffingsbedrag via de loonaangifte, indien de 1,4% vrije ruimte is overschreden:

Meer informatie over de werkkostenregeling
In dit ‘white paper’ van RoosRoos leest u (veel) meer over de werkkostenregeling:

http://www.roosroos.nl/loon2011/Werkkostenregeling.pdf

 

In dit hoofdstuk gaan we dieper in op het berekenen van de lonen voor meerdere werknemers tegelijk, het zogenoemde serieberekenen. In dit hoofdstuk 9 worden de volgende onderwerpen nader behandeld:

 

9.1 Standaard verloning voor alle werknemers via serieberekening

9.2 Serieberekening onregelmatige parttimers

9.3 Uitbetaling jubileumuitkering voor deel werknemers via serieberekening

9.4 Collectieve eenmalige toeslag / inhouding toekennen

Terug naar boven

---

8.14 Werknemer niet gewerkt? => nihil-verloning

9.1 Standaard verloning voor alle werknemers ...