10: Overzichten
10.2 Journaalpost en journaalpost voor export
Als u klikt op 'Kies overzicht', 'Boekhouding' en 'Journaals', kunt u boekhoudkundige overzichten laten maken van de lonen en/of Bijzondere beloningen van de geselecteerde werknemers.
Wellicht weet u weinig af van
boekhouden. Dat is geen probleem, de boekhouder in uw bedrijf zal uit de voeten
kunnen met de overzichten. Voor u is het van belang dat u overzichten voor de
boekhouding uit kunt draaien. Na ' F10: Maak overzicht' verschijnt het
volgende scherm:
Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Overzichten, Journaal
Inclusief Bijzondere beloningen?
U kunt in de aankruisvakjes aanvinken of u alleen een overzicht van de 'Loonberekening' wilt zien, en/of van de 'Bijzondere beloning A' en/of van de 'Bijzondere beloning B'.
Met 'F10:OK' belandt u in het scherm waar u kunt kiezen uit 'Journaal 1', 'Journaal 2' en 'Rapport':
Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Overzichten, Journaal (voor export)
De grootboeknummers die u eerder hebt ingevoerd vindt u op
dit overzicht terug.
In dit scherm kunt u kiezen uit 'Journaal 1', 'Journaal 2',
'Exporteren' en 'Rapport'. Standaard komt u binnen in dit scherm met de
export-data van 'Journaal 1'.
Journaal 1
Al jarenlang hanteert Loon
dezelfde journaalpost voor de boeking van uw salarissen. Deze journaal-post
functioneert prima, is kort, snel en duidelijk. En bovenal gebaseerd op de
werkelijke loonkosten voor de werkgever.
Journaal 2
Er is echter ook een andere mogelijkheid voor een journaalpost, gebaseerd op de brutoloon-structuur. Hoewel die journaalpost in onze ogen onnodig lang en onduidelijk is, wordt deze 'in den lande' nog wel regelmatig gebruikt. Om u de gelegenheid te bieden tevens van deze 'bruto loonkosten'-journaalpost gebruik te maken, is ook die opgenomen in de boekhoudkundige overzichten onder de naam 'Journaal 2'. Klik op 'Journaal 2' (linksboven) als u de export-journaalpost 2 wilt zien.
Grootboeknummers invullen
Als u niet voor alle posten een grootboeknummer hebt
toegekend, dan kan Loon de journaalpost niet exporteren. Loon geeft dat aan met
een rood bolletje. U kunt direct de vereiste grootboeknummers toekennen door
simpelweg de regel van het ontbrekende grootboeknummer te markeren, te klikken
op 'Wijzig grootboeknummer' en in het veld 'Grootboeknummer' alsnog het nummer
in te vullen. Loon ‘onthoudt’ de grootboeknummers.
+ / - en gekleurde bolletjes
Maak eerst uw keuze tussen 'Journaal 1' en 'Journaal 2'. Dan ziet u de 'boom en de takken' van de
journaalpost. Als u op de '+' klikt, zullen de journaalposten verschijnen die onder de door u gekozen journaalpost hangen.
Het tegenovergestelde gebeurt als u op de '-' klikt. Dan zullen de journaalposten die onder de door
u gekozen journaalpost hangen, uit beeld verdwijnen.
U ziet ook gekleurde 'bolletjes' staan. Paars betekent: deze post kunt u verder uitklappen. Blauw:
deze post is
reeds uitgeklapt. Groen: dit zijn de 'subposten' van de blauwe bol, of een post
die sowieso niet kan worden uitgeklapt.
Rapport
Als u op 'Rapport' klikt, ziet u de
reguliere door u gekozen journaalpost in beeld (dus niet de export-versie).
Na 'F10:Exporteer' komt u in het exporteer-scherm. De journaalpost (1 of 2) kan dan worden geëxporteerd naar:
- Tekst/Excel - Cash - MicroStar
- Exact - iMuis - Davilex Business
- AccountView - King - Snelstart
Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Overzichten, Exporteer Journaalpost
10.2.1 Verschillenjournaal
Verschillen in journaalposten
Loon bewaart niet alleen de salarishistorie, Loon bewaart ook de
journaalposten (geëxporteerd en afgedrukt). Zo kunt u na een salariscorrectie
en de herziene journaalpost het verschillenjournaal oproepen, exporteren of
afdrukken.
Voorbeeld verschillen-journaalpost
Bij het januari-loon - zo blijkt
achteraf - is een bruto toeslag van € 50 vergeten. Het brutoloon had
€ 2.050 moeten zijn, in plaats van € 2.000.
De journaalpost van de oorspronkelijke verloning (€ 2.000) is geëxporteerd.
Als we in het bekende scherm van de journaalpost nu klikken op de knop 'F10: Naar boekhoud-pakket...', dan verschijnt dit schermpje:
Afbeelding: Het dialoogscherm Journaalpost eerder geëxporteerd, Kies soort
jp
U kunt ervoor kiezen de verschillenjournaalpost te laten zien en eventueel
ook te exporteren. Dus de journaalpost met de verschillen tussen de journaalpost
van het oorspronkelijke bruto januari-loon ad
€ 2.000 en het gecorrigeeerde bruto januari-loon ad € 2.050.
We zien daarna dit scherm:
Afbeelding:
Het dialoogscherm eerdere Journaalpost, Kies een eerdere journaalpost
Na 'F10:OK' belandt u in dit scherm:
Afbeelding: Het resultaten- en dialoogscherm
Verschillenjournaal, gecomprimeerd
Hier ziet u de verschillen tussen de
oorspronkelijke journaalpost en de gecorrigeerde. Door de extra bruto toeslag
van € 50 ontstaat er een verschil in de kosten werkgever (debet) van € 59,85,
dat in de creditbedragen verklaard wordt. Let op: Zo wordt de
verschillen-journaalpost getoond voor journaal 1, die door verreweg de meeste
Loon-gebruikers wordt gehanteerd.
Deze verschillen-journaalpost scheelt u veel uitzoekwerk. Tot nu toe moest u
immers de verschillen handmatig uitzoeken. En het scheelt u uiteraard ook dat
de verschillen-journaalpost op zijn beurt ook geëxporteerd of afgedrukt kan
worden.
Niet gecomprimeerde
verschillen-journaalpost
Als u wilt, kunt u de geëxporteerde
journaalposten ook in z'n geheel laten zien. Dat wil zeggen; niet alleen de
verschillen. Vink dan de optie 'Toon verschillenjournaal gecomprimeerd' uit.
Meer informatie
Uitgebreide info over de
verschillenjournaals lonen vindt u op MijnLoon.nl, 'Handleidingen'.
De directe link is deze: http://www.roosroos.nl/loon2007/LoonGeheugen.pdf
Het volgende boekhoudkundige overzicht dat we bekijken, is de 'betaallijst lonen'. Die geeft een lijst van alle netto loonbetalingen aan alle geselecteerde werknemers in een bepaalde periode. Eventuele aan werknemers betaalde voorschotten worden van het netto loon afgetrokken en onderaan de lijst vermeld.
U kunt bij de betaallijst kiezen voor een aparte regel voor elke betaling, of één regel voor elke periode. Een aparte regel voor elke betaling wil zeggen dat de normale loonbetaling en bijvoorbeeld de vakantiegeldbetaling op aparte regels worden vermeld. Bij één regel voor elke periode worden ze tot één regel samengevoegd.
Na de keuze voor ‘Betaallijst lonen’ en ‘F10:OK’ wordt de betaallijst gemaakt, en ziet u de naam van de werknemer(s), de datum van betaling, het bank/gironummer en het netto loonbedrag:
Afbeelding: Het resultatenvenster Betaallijst lonen
Terug naar boven