13: Instellingen en voorkeuren
13.1 Administratie. Backup (laten) maken
De eerste per administratie geldende voorkeur en
instelling behandelen we het (laten) maken van een automatische backup. Het
scherm ziet er zo uit:
Afbeelding: Het dialoog- en venster Administratie-instellingen, Backup
Automatisch laten afsluiten met een backup
U kunt Loon automatisch laten afsluiten met een backup. Dat wil zeggen dat Loon na het afsluiten een kopie maakt van uw gegevensbestanden. Een backup kan heel handig zijn als er na de backup onverhoopt iets misgaat met uw loongegevens. Met de backup kunt u dan de versie terugzetten van vóórdat die fout ontstond. Afsluiten met een automatische backup is dan ook de door ons geadviseerde wijze van afsluiten.
Nieuwe map-opzet Loon
Per 2008 is er nieuwe 'map-opzet' van Loon. Om die nieuwe 'map-opzet' goed te kunnen begrijpen, eerst de volgende punten:
• Loon 2008 plaats niet meer alle bestanden in de map 'ProgramFiles', maar maakt een aparte map aan voor uw data-bestanden.
• Onder data-bestanden worden verstaan: de werkgever- en werknemergegevens, lonen, backups(!), uw aangifte loonheffingen, en dergelijke. Kortom, alles wat u zelf in het Loon-pakket zet of hebt gezet.
• Hiermee loopt Loon in de pas met Windows XP en (met name) Vista, die zo'n gescheiden map-opzet feitelijk voorschrijven. LoonBasis en LoonPro werken per 2008 dan ook prima onder Vista.
• Als u wilt, kunt u van de standaard aangeboden data-map afwijken. Zolang u maar de data-map en de programmatuur-map gescheiden houdt.
Welke map voor de backup?
Er zijn in principe drie situaties denkbaar:
1) U gebruikt Loon alleen.
Dan kunt u de backups Loon 2008 het best in een map (laten) zetten waar alleen
ú toegang tot hebt. Dat is bijvoorbeeld de map '\\roosroos\homes\[de naam van
uw pc]\My Documents\Loon 2008'.
Loon geeft standaard die map
aan die u hebt gekozen bij de installatie van Loon 2008.
Als u onder Vista werkt, is de naam van de data-map:
C:\ProgramData\RoosRoos\Loon2008
2) U gebruikt Loon met uw
collega('s), op uw p.c. Dan kunt u de backups Loon 2008 het best in een map
zetten waar ook uw collega's bij kunnen. Dat is bijvoorbeeld de map
'C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\RoosRoos\Loon 2008
Loon geeft standaard die map aan die u hebt gekozen bij de installatie van Loon 2008.
Als u onder Vista werkt, is de naam van de data-map ook nu: C:\ProgramData\RoosRoos\Loon2008
3) U gebruikt Loon met uw collega('s). U werkt dus in een netwerk. In een netwerk wordt Loon geïnstalleerd op meerdere p.c.'s, met een verwijzing naar de data op een centrale plek. Bijvoorbeeld F:\data\Loon2008
Ook u wilt als Loon-gebruiker ook in 2008 'meedraaien' in
dat netwerk.
Loon geeft standaard die map aan die u hebt gekozen bij de installatie van Loon
2008.
Loon afsluiten met een backup
Als u afsluit (via Administratie, Afsluiten), verschijnt het volgende scherm:
Afbeelding: Het dialoogvenster Automatische backup na afsluiten
Zelf een backup maken, zonder afsluiten
U kunt ook zelf een backup maken, zonder dat Loon afsluit. Kies dan vanuit het hoofdscherm voor 'Administratie', 'Backup', 'Maak backup'. U ziet het volgende scherm:
Afbeelding: Het dialoogvenster Maak backup
Loon maakt voor u een backup, en sluit dus niet af. De
backup kunt u laten zetten op de standaard-locatie, of 'Elders' door te klikken
op de drie puntjes (...).
De eerste backup heet LB800001.LDA, de volgende heet LB800002.LDA, et cetera.