7: Werknemers
7.4 Verzuim/verlofregistratie
U kunt de verzuim/verlofregistratie en (dus ook) de vakantiedagen van werknemers bijhouden. U kunt in één oogopslag zien hoeveel dagen of uren een werknemer verzuimd heeft en waarom, hoeveel vakantiedagen de werknemer als beginstand had, hoeveel dagen hij of zij er heeft opgenomen en er dus nu nog heeft. Verder kunt u hier individueel de beginstand van bijv. de vakantie- en ADV-dagen opgeven en automatische verlofopbouw laten plaatsvinden.
In deze handleiding kiezen we voor 'Verzuim en verlofregistratie handmatig' (7.4.1) en de 'Automatische verlofopbouw' (7.4.2).
7.4.1 Verzuim en verlofregistratie handmatig
Het
scherm ziet er als volgt uit:
Afbeelding: Het dialoogvenster Werknemersgegevens, Verzuim/verlof
Verzuim/verlof
Via de knop 'Verzuim/verlof' kunt u het verzuim/verlof van deze werknemer wijzigen, verwijderen en kunt u verzuim/verlof toevoegen.
Wijzig beginstand
U kunt met 'Wijzig' de beginstand van het verlof of verzuim wijzigen. Dit zal vooral voorkomen bij 'Vakantie'. Selecteer eerst vanuit het hoofdscherm het soort verzuim/verlof en klik op 'Wijzig beginstand'. Als u vervolgens bij 'Beginstand' 25 invult dan ziet u in het hoofdscherm van 'Verzuim/verlof' bij 'Beginstand' 25 staan.
Voorbeeld registratie vakantiedagen
Als u drie weken (15 loondagen) vakantie voor een full-time werknemer wilt registreren, dan kiest u eerst voor 'Verzuim/verlofregistratie'. Vervolgens kiest u voor 'Voeg toe'. U selecteert via 'Datum' de vakantiedata en kiest als soort 'Vakantie'. U kunt zelf eventueel nog een omschrijving toevoegen:
Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Toevoegen verlof / verzuimdag
Als u 15 vakantiedagen in het jaar 2008 wilt registreren, bijvoorbeeld vanaf 7 juli, dan vult u bij 'Datum' 070708 in en bij 'Aantal dagen Af' 15. Zo hebt u voor de werknemer in totaal 15 loondagen vakantie geregistreerd. Als deze werknemer per jaar 25 vakantiedagen heeft, en nog geen enkele vakantiedag had opgenomen, dan ziet u in het hoofdscherm van 'Verzuim/verlof' bij 'Af/Bij' 15 staan en bij 'Stand' 10.
Tijd voor tijd
U kunt op Loon het aantal vakantiedagen (of uren) ook verhógen. Tijd voor tijd dus. Vult u het aantal dagen of uren in via 'Aantal dagen Bij'. Het vakantiesaldo zal dan stijgen. Geef als omschrijving bijvoorbeeld 'Tijd voor tijd'.
Standaardomschrijving wijzigen
U
kunt de standaardomschrijving van het verzuim en de omschrijving van het verlof
wijzigen. Kies daartoe vanuit het hoofdmenu voor 'Werkgever' en dan voor
'Verzuim/verlofregistratie'. U ziet daarbij of de soort een verzuim is of een
verlof. De omschrijving van de eerste vier genoemde verloven en verzuimen kunt
u niet wijzigen. Maar als u kiest voor de omschrijvingen met een cijfer er
achter, bijvoorbeeld 'Verlof 5' en vervolgens op 'Wijzig' klikt, dan kunt u de
omschrijving 'Verlof 5' wijzigen in bijvoorbeeld 'Sportverlof', zoals
onderstaand aangegeven:
Afbeelding: Het invulvenster Bewerken omschrijving verlof/verzuim
Dit verzuim/verlof kunt u vervolgens bij alle werknemers ‘toevoegen’.
Verzuim/verlofregistratie in uren
U kunt - zoals u ziet - in hetzelfde scherm aangeven of u het verzuim/verlof in uren of dagen wilt vastleggen. Stip de gewenste radiobutton aan en Loon rekent in uren of dagen bij het betreffende verzuim en verlof.
Als u wisselt van dagen naar uren zal Loon ook voor het reeds vastgelegde verzuim of verlof de dagen naar uren omrekenen. Voorbeeld: u registreert de vakantie in dagen. Beginstand 20 dagen, wordt (bij 8 uur per dag) 160 uur. Opgenomen vakantiedagen 5 wordt 40 uur. 'Stand' wordt in plaats van 15 dagen nu 120 uur.
Andersom - overstappen van uren naar dagen - werkt natuurlijk ook.
Loon boekt eerst de 'volle' dagen
Stel, de werknemer werkt standaard 8 uur per dag. Op 10 januari vult u 30
uren verlof 'Vakantie' in. Dit betekent dat Loon eerst de volle dagen gaat
boeken: 3 x 8 uur dus, die alle geboekt worden op 11 januari. De resterende 6
uur worden geboekt op 10 januari. Immers, voor de eerste dag (10 januari) van
het verlof 'weet' Loon niet of een gehele dag is opgenomen. Wellicht is de
werknemer pas om 11.00 op vakantie gegaan, en heeft hij van 9.00 tot 11.00 nog
gewerkt op 10 januari. Voor de volgende dagen ligt het voor de hand dat gehele
dagen zijn opgenomen. De werknemer komt immers niet terug van vakantie om een
paar uur aan de slag te gaan. Vandaar dat de volle uren (3 x 8 per dag in dit
voorbeeld) op 11 januari worden geboekt.
Welke soorten verzuim/verlof op de loonstrook?
Welke soorten verzuim/verlof u wel en niet op de
loonstrook wilt laten afdrukken, kunt u instellen vanuit het hoofdscherm via Werkgever,
Instellingen, Verzuim/verlof. Vink daar de verzuim/verlofsoort uit of juist aan.
|
ã Oefening: Verzuim/Verlofregistratie Voer voor werkneemster Faber als beginstand Vakantie(dagen) 27 in. Zij neemt op 14 en 15 november twee vakantiedagen op. Registreer deze dagen. Maak daarna zelf het ‘Verlof’ Sportdag. |
7.4.2 Automatische verlofopbouw
Via de werkgever, tabblad 'Verlof' kunt u aangeven hoeveel dagen of uren u per
jaar wilt opbouwen aan de diverse soorten Verlof. Gaat u daarbij uit van voltijd.
Loon zorgt er dan automatisch voor dat de opbouw correct plaatsvindt, ook voor
part-timers:
Afbeelding: Het dialoogvenster Werkgevergegevens, Verlofopbouw
Voorbeelden automatische verlofopbouw
1)
In uw bedrijf is sprake van automatisch opbouw van vakantiedagen. Per jaar
bouwt een voltijd werknemer 25 vakantiedagen op. Klikt u dan op 'Vakantie', dan
op 'Wijzig' en geef vervolgens 25 in. Bij maandlonen zal Loon dan 2,08 dagen
aan automatische vakantiedagen-opbouw registreren. Immers, 2,08 x/x 12
(maanden) = 25.
Afbeelding: Het resultatenvenster Loonberekening, met opbouw vakantiedagen
2) Idem, maar in uw bedrijf is er sprake van vierweken-lonen. Bij vierweken-lonen zal Loon per vierweken dan 1,92 dagen aan automatische vakantiedagen-opbouw registreren. Immers, 1,92 x/x 13,02 (periodes van vierweken in 2008) = 25.
3) Idem, dus vierweken-lonen. Maar nu voor een part-timer die per periode 10 dagen, en 80 uur werkt. Precies de helft dus van een voltijder. Deze part-timer heeft dus recht op 12,5 vakantie-dagen per jaar (25 :/: 2).
Bij deze werknemer zal Loon per vierweken dan 0,96 dagen aan automatische vakantiedagen-opbouw
registreren. Immers, 0,96 x/x 13 (periodes van vierweken in een jaar) = (afgerond) 12,50. Ter info: Loon rekent naar rato aan de hand van het aantal loonUren.
4) In uw bedrijf is sprake van automatisch opbouw van snipperdagen. Per jaar bouwt een voltijd werknemer 5 snipperdagen op. Klikt u dan op 'Snipper', 'Wijzig' en geef vervolgens 5 in.
Bij maandlonen zal Loon dan 0,42 dagen aan automatische Snipperdagen-opbouw registreren. Immers, 0,42 x/x 12 (maanden) = 5. Op deze wijze geeft u voor alle werknemers (bij een werkgever) tegelijk aan hoeveel verlof er moet worden opgebouwd.
Werknemer juist géén of een andere verlofopbouw?
Wilt u echter dat er voor een werknemer juist géén of een andere verlofopbouw plaatsvindt? Ga dan naar het tabblad 'Verzuim/verlof', klik op de verlofsoort, en dan op 'Wijzig':
Afbeelding: Het dialoogvenster Werknemersgegevens, Wijzig verlof/verzuim
Stip het veldje van uw keuze aan. De keuze bestaat uit:
• 'Standaard': zoals reeds voor deze verlofsoort bij de werkgever is ingesteld,
• 'Geen': er vindt geen automatische opbouw voor deze verlofsoort plaats, en
•
'Anders' : anders dan bij de werkgever voor deze verlofsoort is ingesteld.
Daarbij geeft u aan wat het
aantal verlofdagen (of -uren) per jaar voor specifiek deze werknemer
bedraagt.
Voorbeeld 'Anders'
Met deze werknemer hebt u de afspraak dat hij 27 vakantiedagen per jaar opbouwt in plaats van 25. Bij maandlonen zal Loon dan voor deze werknemer 2,25 dagen aan automatische vakantiedagen-opbouw registreren. Immers, 2,25 x/x 12 (maanden) = 27.
Geen enkele automatische opbouw
Wilt u dat specifiek deze werknemer voor geen énkele verlofsoort een automatische opbouw kent? Klik dan in het tabblad 'Verzuim/verlof' op 'Verlofopbouw Uit'.
|
Voer voor alle werknemers van Active in één keer tegelijk in dat zij
per jaar 26 vakantiedagen opbouwen. Voor werknemer Faber geldt een ander
afspraak: 29 dagen per jaar |
Terug naar boven